Grassroots Systems Ltd
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The Grassroots Breed Society Recordsystem was designed and written forpedigree breed societies
 It was first launched in 1999 and is nowused by over 100 breeds
Species include Sheep, Cattle, Equines,Goats, Pigs and Alpacas
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The Grassroots principal is that all breed societiesneed to maintain and access the same basicinformation, only the outputs differ in presentation.
All our breed secretaries therefore run the samesystem, with different ‘flags’ set in the software toaccommodate their needs, with bespoke flock / herd /stud book and certificate / passport layouts preparedto their specification.
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The majority of our customers purchase a licenceand use the system in their own offices.  About adozen are run on an agency basis from our officesin Devon, so we are both the software developersand primary users of the system, which is underconstant development.
The system can be operated as a single user ornetworked to more than one computer in the sameoffice
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The Grassroots System is designed to  :
 Store all your member and animal records in one place
 Linked to a fully integrated book keeping system
         (Available in UK only)
 With the option for member access via the ‘on line’Pedeweb registry
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People -
 members by any number of membership type
 suppliers
 non members
 show societies
 society officials
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Enter information in the boxesto reduce the number ofmembers displayed in the grid,
Double click on a member inthis list to display all theinformation about the person
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The ‘Member’ the system holds :
 name and address
 contact details
 membership type
 subscription renewal date and status
 Region
 codes to indicate special groups (Committee
  members, inspectors, judges etc).
 Data protection flag to indicate the level ofpersonal data to be displayed on the web site
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Click on ‘Animals’ to see the
Animals bred or owned by this person
No ‘Date Resigned’indicates ‘CurrentMember’
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In terms of Animal Records  - the system holds :
 Identification numbers
 Name
 date of birth
 Parentage
 transfer history
 show results
 progeny
 and service history which is automatically checked
  as offspring are logged
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Enter information in the boxesto display the animalssatisfying the criteria,
Double click on an animalto display the informationabout the animal
Animals shown in redhave ‘alert’ notes
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Click on pedigree to seethe 4 generation pedigree
Click on progenyto see thisanimals progeny
History will showthe details of alltransfers
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Use this button totoggle betweenSire / Dam pedigree
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                   Pedigree
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Control the animalsdisplayed by clickingon these boxes
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                   Progeny
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Because the system has been designed by and is used bybreed Secretaries it works like we do, so there are easy touse input screens to :
 Log service certificates
 Log births (which automatically check for the service
information, gestation period, ownership of the dam etc.)
 Transfer ownership
 Log deaths with reasons
 Add members
 Receipt funds received and payments made
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The system also handles Society Shows and Sales orinspection events with easy input screens to :
  Add animals
  Produce catalogues in a number of different layouts
   with up to three generation pedigree, progeny lists
   and previous show results
 Log show results
 Log sale results and do automatic transfer
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Reports are flexible and comprehensive, manyprint to MSWord or MSExcel for additionalediting if required.  They include:
 Labels
 Mail Merge letters
 Direct email
 Certificates / Passports
 Extended Pedigrees
 Surveys
 Herd / Flock / Stud Books
 Lists of any selection of animals or people
 Descendants Reports
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Then there are various standard analysis reports:
 
Descendants of any one animal
Sires
Dams
Fertility
Kinship
Alive males offspring
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For the more adventurous there are‘Advanced’ reports which allow the user tosearch for members and animals based onvirtually any combination of parameters.
Eg, animals born in 2010 and had atransfer of ownership recorded in 2012
All outputs from the advanced option areinto Excel, with the user selecting theinformation to be exported.
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Optional fully integrated Book Keeping module
(Available in UK only)
Automatically generates invoices for registrations,transfers, show entries and subscriptions
Banking List and Bank reconciliation
Income / expense code analysis
Numerous reports at Year End for your Accountantto prepare your Final Accounts
Handles VAT and Gift Aid.
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Pedeweb – on line Stud Book
Accessed from your own web site
You decide  - Member only or public access
Visitors can search for :
Animals  - view animal details linked to owner andbreeder, extended pedigrees, progeny lists andshow results
People – view names, address and contact detailsfor those members who have given the relevantpermissions
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Pedeweb – Manage Your herd
Once established you can also permit members tointeract with the database and make application forchange directly via Pedeweb
Notify deaths with reasons
Notify change of ownership
Notify Service
Notify births
Do show entries
This information is pulled down into the societydatabase where it is processed by the society staff.
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On Going Developments
The Grassroots System and Pedeweb are under constantdevelopment, led by the Breed Secretaries who use it.
Current projects include:
Recording performance data
exchange of data for EBV calculation
Display and interrogation of EBV data in Pedeweb
Population monitoring for FAnGR
Links to National databases
Continued development of the Geneped populationgenetics module
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If you have any questions, or wish to
place an order for
Breed Society Record
Please contact us on 01392 437788 or
by email : sales@grassroots.co.uk